Audit Teknologi Sistem Informasi ( Studi Kasus Cobit )

Evaluasi Kinerja Tata Kelola TI Terhadap Penerapan Sistem Informasi Starclick Framework COBIT 5 (Studi Kasus: PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Semarang)

Pengukuran tingkat kemampuan pada perusahaan PT. Telkom Semarang berdasarkan analisis terhadap hasil wawancara, observasi serta bukti-bukti yang ada dilapangan dengan menyesuaikan kerangka kerja COBIT 5 terhadap beberapa responden yang terkait langsung dengan sistem informasi “Starclik”.

Proses yang dilakukan untuk menggukur tingkat kemampuan perusahaan PT. Telkom Semarang dimulai dengan memetakan tujuan bisnis perusuhaan terhadap COBIT 5 Enterprise Goals, dilanjutkan dengan memetakan pada IT-Related Goals dan di petakan lagi kedalam COBIT 5 Process. Balanced Scorcard Dimension (BSC) diadobsi kemudian disesuaikan oleh COBIT dalam penentuan Enterprise Goals dan IT-related Goals[3].

Berdasarkan analisi terhadap visi, misi dan inisiatif strategi PT. Telkom Semarang yang ditetapkan berdasarkan keputusan Komisaris PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk No.09/KEP/DK/2012 pada tanggal 30 Mei 2012. Perspektif financial BSC dimana perusahaan yang melakukan beberapa investasi terhadap produk dan layanan yang dapat bersaing, yang kemudian selaras dengan analisis terhadap misi yang menyediakan layanan TIMES (Telecommunication, Information, Media, Edutainment and Services) yang berkualitias tinggi dengan harga yang kompetitif dan inisiatif strategi dimana perusahaan berinvestasi terhadap layanan teknologi informasi, bisnis media dan edutainment, bisnis wholesale dan peluang bisnis internasional yang strategis serta penyempuranaan beban biaya dengan mengintegrasikan Next Generetion Network (NGN) dan Operational support sysem, Business support system, Customer support system dan Enterprise relations management (OBCE).

Pelayanan bisnis yang tersedia secara terus menerus terdahap pelanggan perusahaan yang termasuk dalam perspektif customers BSC Enterprise Goals. Tujuan perusahaan untuk menjadi model pengelolaan korporasi terbaik di Indonesia serta inisiatif strategi untuk menjadi pusat keunggulan dibidangnya, perusahaan memberikan pelayanan terbaik secara terus menerus (berkesinambungan) dan tersedia dalam bergai macam variasi layanan dan produk yang ditawarkan oleh perusahaan terhadap pelanggan.

Perspektif internal BSC Enterprise Goals tentang pengoptimalisasian dari fungsionalitas proses bisnis terkait inisiatif strategi terhadap penyelarasan struktur bisnis dan pengelolaan portofolio. Dimana dalam meningkatkan fungsi bagian internal perusahaan terkait produk dan layan serta SDM, untuk dapat menyelaraskan struktur bisnis perusahaan dengan pengelolaan portofolianya. Juga, perusahaan memaksimalkan nilai aset di bisnis yang saling terkait untuk mendukung proses penyelarasan tersebut.

Perspektif yang terakhir adalah perspektif learning and growth BSC Enterprise Goals, ketiga perspektif sebelumnya hanya akan dapat dicapai dengan baik jika perusahaan memiliki kualitas SDM yang kompeten dan didukung oleh iklim organisasi yang kondusif. Product and business innovation culture seleras dengan inisiatif strategi tentang memaksimalkan nilai aset dalam hal ini SDM yang memberikan ide-ide terhadap inovasi bisnis (produk dan layanan) dalam perusahaan serta budaya organisasi yang terus dioptimalkan untuk dapat mempertahankan dan mengembangkan bisnis perusahaan.

Perfektif yang terpilih dapat di lihat pada gambar 1 dengan lingkaran merah dibawah ini:

Gambar 1. Pemetaan tujuan bisnis kedalam COBIT 5 Enterprise Goals (Sumber: ISACA, 2012)

Pemetaan tujuan bisnis PT. Telkom Semarang kedalam COBIT 5 Enterprise Goals terangkum dan dapat dilihat pada table 2 berikut ini:

Tabel 1. Rangkuman pemetaan tujuan bisnis kedalam COBIT 5 Enterprise Goals

Tujuan bisnis Perusahaan

No

COBIT5 Enterprise Goals

BSC

Relations

Dimension

Menyediakan

layanan

2

Portfolio

of

competitive

Financial

Primary

“TIMES”

yang

berkualitas

products and services

tinggi

dengan

harga yang

kompetitif. Menjadi

model

pengelolaan

korporasi

terbaik di Indonesia. Pusat

7

Business

service

Customer

Primary

Keunggulan,

berinvestasi

continuity and availability

(service  and  business),

mengintegrasikan

“NGN”

“OBCE”

untuk

mencapai

penyempurnaan

biaya

11

Optimisation

of

business

Internal

Primary

kemudian memaksimalkan

process functionality

nilai

aset

dibisnis

yang

saling

terakit.

Menyelaraskan

struktur

organisasi

dan

17

Product

and

business

Learning

Primary

pengelolaan portofolio

innovation culture

and

Growth

Gambar 2. Pemetaan COBIT 5 Enterprise Goals kedalam IT-Related Goals (Sumber: ISACA, 2012)

Kemudian dilanjutkan dengan pemetaan kedalam IT-Related Goals dari COBIT 5 Enterprise Goals Gambar 2. Seperti pemetaan yang dilakukan pada hubungan yang sama antara tujuan bisnis perusahaan dengan COBIT 5 Enterprise Goals. Adanya keterkaitan yang dominan secara objek antara COBIT 5 Enterprise Goals dengan IT-realted Goals yang ditandai dengan simbol P (primary key), terdapat juga simbol S (secondary key) yang terkait namun tidak dominan sehinggah tidak dipilih.

Tahap selanjutnya adalah memetakan IT-Related Goals kedalam proses COBIT 5. Sama halnya dengan pemetaan Enterprise Goals kedalam IT-Related Goals, proses COBIT 5 juga menggunkana primary key (P) sebagai patokan. Dapat dilihat pada gambar dibawa ini

Bedasarkan hasil pemetaan proses COBIT 5 gambar 3 dapat dilihat bahwa 36 domain telah teridentifikasi dari 37 domain, namun fokus dari penelitian ini adalah tentang evaluasi kinerja penerapan sistem informasi Starclik terhadap tata kelola teknologi informasi di PT. Telkom Semarang dipililah domain MEA01 (MEA01.01, MEA01.02, MEA01.03, MEA01.04, MEA01.05), MEA02 (MEA02.01, MEA02.02, MEA02.03, MEA02.04, MEA02.05, MEA02.06, MEA02.07, MEA02.08) dan MEA03 (MEA03.01, MEA03.02, MEA03.03, MEA03.04) sebagai acuan penelitian dan juga berdasarkan hasil wawancara dengan dengan pihak perusahaan yang bertanggung jawab langsung terhadap aplikasi Starclick yang terangkum dalam tabel 2 dibawah ini:

Tabel 2. Pemetaan proses COBIT 5 yang teridentifikasi terhadap permasalahan

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, maka diperoleh kondisi existing penerapan aplikasi Starclick pada PT.

Telkom Cabang Semarang berdasarkan domain MEA (Monitoring, Evaluate, and Assess) adalah sebagai berikut:

Proses MEA01, monitor, evaluate and assess performance and conformance telah mencapai level 2 manage process kategori largely achieved dengan nilai 83% pada tabel 3.

Secara umum perusahaan sudah melakukan semua monitoring, evaluasi dan pengukuran kinerja serta kesesuaian terhadap penerapan aplikasi Starclick telah dilakukan dengan baik, namun masih belum konsisten dikarenakan penerapan aplikasi belum secara menyeluruh oleh perusahaan. Aplikasi masih berada dalam masa percobaan (testing) yang menjadikan pelaporan kurang sistematis

Tabel 3. Penilaian level kapabilitas MEA01

Proses MEA02, monitor, evaluate and assess the system of the internal control dapat mencapai level 2 manage process dengan kategori fully achieved dan nilai 96% pada tabel 4.

Secara umum perusahaan sudah melakukan semua aktivitas monitoring, evaluasi dan pengukuran sistem dari pengendalian internal terhadap penerapan aplikasi Starclick dengan baik, namun masih terdapat kekurangan dalam dokumentasi hasil pengendalian internal dikarenakan SOP untuk aplikasi Starclick masih belum lengkap. SOP sendiri dalam tahap pengembangan melihat tindak lanjut dari hasil penggunaan aplikasi dalam jangka waktu yang telah ditentukan bersama dengan pihak penyedia.

Tabel 4. Penilaian level kapabilitas MEA02

Proses MEA03, monitor, evaluate and assess compliance with external requirement dapat mencapai level 2 manage process kategori fully achieved dengan nilai 88% pada tabel 5.

Secara umum perusahaan sudah melakukan monitoring, evaluasi dan pengukuran kecocokan dengan kebutuhan eksternal/luar dari penerapan aplikasi Starclick namun masih banyak kebijakan yang belum dilakukan dikarenakan belum semua karyawan memahami prosedur dan kebijakan penerapan aplikasi Starclick secara menyeluruh. Telah dilakukan pelatihan terhadap karyawan tentang prosedur dan penerapannya akan tetapi pelatihan tidak dilakukan secara berkala sering dengan berkembanganya penyesuaian aplikasi yang menyebabkan user dan sistem tidak berjalan beriringan.

Tabel 5. Penilaian level kapabilitas MEA03

Setelah dilakukan pengumpulan data dengan menggunakan wawancara, maka tahapan selanjutnya adalah melakukan perhitungan tingkat kapabilitas dengan cara merekap hasil yang telah diperoleh dari wawancara dan ditentukan level dari tiap subdomain dengan cara pembulatan. Sedangkan berdasarkan hasil wawancara dengangan Senior Manager Customer Care and Marketing ibu Fera Pebrayaenti, disepakati bahwa target level kapabilitas yang diharapkan adalah pada level 3. Berikut ini adalah tabel 6 hasil dari rekapitulasi nilai proses dan gap pada doman MEA (Monitoring, Evaluate, and Asses).

Tabel 6. Pengukuran dan Identifikasi Kababilitas Target Level dan Gap

Sub

Level hasil

Rating

Keterangan Domain

by

Gap

Domain

Pengukuran

Criteria

MEA01

Monitor,

evaluate

and

assess

1,83

L

1,17

performance and conformance

MEA02

Monitor, evaluate and assess the

1,96

F

1,04

system of internal control.

MEA03

Monitor,

evaluate

and

assess

compliance

with

external

1,88

F

1,12

requirements

Berdasarkan tingkat kapabilitas yang diperoleh pada tabel di atas, dilakukan pembulatan untuk memudahkan mencari kondisi terkini dengan melihat kriteria tingkat kapabilitas yang ditetapkan. Pada pembulatan tersebut, digunakan konsep penentuan capability process, yaitu suatu proses pencapaian level k jika semua output sebelum level k terpenuhi secara fully achieved dan semua output di level k telah berada pada kategori largely (>50% hingga 85%) atau fully achieved (>85%). Pada penelitian ini dipilih kategori pemenuhan secara largely dan fully achieved dengan nilai >50% dan >85%, yang dirasa lebih akurat dalam menilai atau menggambarkan kondisi existin. Adapun proses perhitungan untuk mengetahui besarnya rata-rata capability level yang telah dicapai dengan rumus perhitungan rata-rata adalah dengan rumus sebagai berikut:

Keterangan rumus :

Yn (y0...y5)        : Jumlah proses yang berada di level n

Z                         : Jumlah proses yang dievaluasi

Perhitungan capability level pada penerapan Starclick pada PT. Telkom Cabang Semarang diperoleh nilai rata-rata capability level process 1,89 dan memiliki gap sebesar 1,11 untuk mencapai target 3.00 sebagai implementasi target penerapan Starclick pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Semarang.

Berdasarkan hasil perhitungan tingkat kapabilitas proses dan temuan terhadap kondisi existing, maka dapat diberikan rekomendasi secara umum terhadap penerapan aplikasi Starclick pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Semarang dalam rangka mencapai tingkat kapabilitas ke level 3.00 antara lain: Perusahaan melakukan analisis kebutuhan terhadap proses dan aktivitas yang akan dilakukan terkait dengan penerapan aplikasi Starclick. Perusahaan melakukan monitoring dan evaluasi yang tepat terhadap proses bisnis untuk mengoptimalkan proses penerapan aplikasi Starclick secara menyeluruh.

Perusahaan mengelola setiap prosedur dan aktivitas dengan lebih baik lagi sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Perusahaan melakukan otomatisasi pada beberapa pendokumentasian aktivitas pada proses penerapan aplikasi Starclick. Perusahaan meningkatkan kesadaran para karyawan terhadap setiap kebijakan yang telah ditetapkan terkait dengan penerapan aplikasi Starclick dengan cara memberikan sosialisasi dan pelatihan kepada setiap karyawan secara berkala seiring dengan berkembangnya aplikasi.

KESIMPULAN :

Berdasarkan perhitungan dan hasil wawancara tentang eveluasi kinerja tata kelola teknologi informasi terhadap penerapan sistema informasi Startclick di PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Semarang maka dapatlah di ambil kesimpulan bahwa tingkat kapabilitas level rata-rata adalah 1,89 yaitu level manage process kategori fully achive (>85%). Tingkat kapabilitas yang di ukur pada tahap ini telah di kelola dengan baik mancangkup perencanaan, monitoring dan penyesuaian baik internal maupun eksternal. Perusahaan masih harus memenuhi level 3 established process kategori fully achive atau lagery achive agar dapat memenuhi target yang di harapkan berdasarkan rekomendasi-rekomendasi yang telah di paparkan, oleh sebab itu melalui hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan salah satu cara untuk melihat sudah di level mana kemampuan tata kelola TI terhadap perapan SI Starclick di perusahaan PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Semarang dan kedepannya dapat lebih meningkatkan kinerja TI terhadap SI diperusahaan agar tujuan perusahaan dapat tercapai dan terus melakukan perbaikan-perbaikan dalam tata kelola TI.

REFERENSI :

[1]   D. Ciptaningrum, E. Nugroho, D. Adhipta, 2015, Audit Keamanan Sistem Informasi Pada Kantor Pemerintah Kota Yogyakarta Menggunakan Cobit 5, ISSN: 2089-9815.

[2]   R. Wakhidah, Y.S. Gondokaryono, Y. Rosmansyah, 2015, Tata Kelola Keamanan Informasi Pada Area Transmisi PT Pln (Persero) P3B Jawa Bali Menggunakan COBIT 5 Dan ISO/IEC 27001:2013.

[3]   ISACA, 2012. COBIT® 5 Framework. Rolling Meadows: ISACA.

[4]   PT. Telekomunikasi Indonesia. 2016. Profil Perusahaan, Tujuan, Visi dan Misi, http://www.telkom.co.id/ (19 September 2016).

[5]   VAN GREMBERGEN, W. 2003.  Introduction to the minitrack "IT governance and its mechanisms" HICSS 2003.

[6]   Weill, P., Ross, W. J., and Robertson, D. C., 2006, Enterprise Architecture as Strategy, Massachusetts: Harvard Business School Press.

[7]   Bungin, Burhan. 2001. Metode Penelitian Kualitatif. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada.

[8]   ISACA, 2012. COBIT® 5 Implementation. Rolling Meadows: ISACA.

[9]   ISACA, 2012. COBIT® 5 Enabling Processes. Rolling Meadows: ISACA.

[10]    R. Ayunigdiah, 2015, Pengukuran Tingkat Kapabilitas Tata Kelola TI Menggunakan Kerangka Kerja COBIT 5 (Studi Kasus: PT. PDA Net Kota Cirebon).